Stock culturel - Informations pour les gestionnaires

Informations pour les gestionnaires du stock

Cette page regroupe différentes informations utiles aux gestionnaires du stock culturel: comment accueillir et inscrire un·e nouveau/nouvelle propriétaire, gérer les demandes de réservation, gérer les sorties et retours de matériel...

Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire

Un rendez-vous doit être fixé, lors duquel les points suivants sont à régler:

• Attribuer un emplacement: ajout sur le plan interactif
• Rappeler quelques principes de rangement: Laisser les allées libres, marquer le matériel, sangler lorsque nécessaire, le rangement au sol sous les racks doit permettre de passer les fourches inférieures du gerbeur (par ex: pas de palettes en largeur)
• Transmettre un moyen électronique d'accès au stock culturel: TODO
• Utilisation du gerbeur: donner une petite formation et évaluer si l'autorisation peut être donnée. Si oui, ajouter à la liste des personnes autorisées à manipuler le gerbeur.
• Utilisation du système de gestion Loxya:
  • Créer un parc de matériel qui accueillera le matériel du/de la propriétaire: Parcs de matériel → Nouveau parc de matériel → utiliser le nom du/de la propriétaire comme nom du parc → Sauvegarder
  • Créer un utilisateur du système de gestion pour le/la propriétaire. Cet utilisateur pourra ajouter du matériel dans le parc en question et gérer ce matériel: Utilisateurs → Nouvel utilisateur → Compléter les différents champs et choisir l'accès "Opération", activer Restreindre l'accès à certains parcs et donner accès uniquement au parc créé précédemment. Transmettre au nouveau propriétaire ses informations de connexion.
  • Par défaut les utilisateurs des autres propriétaires avec accès "Opération" auront accès au parc nouvellement créé (ce qui n'est pas souhaitable). Modifier les autres utilisateurs un à un pour leur retirer l'accès à ce parc.
  • Passer en revue et tester les procédures d'ajout de matériel, utiliser son propre matériel
  • Montrer la plateforme publique)
• Passer en revue les conditions de location d'espaces (transmission du lien) et signature du contrat
• Se mettre d'accord sur les tarifs de location du matériel ouvert à la mutualisation

Impression d'étiquettes QR Code pour le matériel

Des étiquettes à QR codes peuvent être utilisés pour marquer le matériel. Cela permet à la fois d'identifier rapidement le/la propriétaire (nom inscrit en texte sur l'étiquette) et de retrouver le matériel dans le système de gestion en scannant le QR code. Les étiquettes peuvent être téléchargées depuis Loxya (onglet Matériel).

Une étiqueteuse est à disposition au stock culturel. L'étiqueteuse est configurée avec le poste de travail. Pour imprimer avec l'étiqueteuse:

1. Téléchargement des pdf d'étiquettes sur le système Loxya
2. Sélection d'un ou plusieurs fichiers pdf (par ex depuis le dossier de Téléchargements)
3. Clic droit → scripts → Imprimer étiquette Loxya

Chaque fichier sera imprimé une fois. Pour imprimer une étiquette plusieurs fois d'un coup, dupliquer le fichier le nombre de fois souhaité avant de sélectionner et imprimer. A la fin de l'impression d'une série, cliquer sur le bouton "Ciseau" de l'étiqueteuse pour libérer la dernière étiquette.

Les informations d'accès utiles peuvent être transmises aux propriétaires qui souhaiteraient pouvoir imprimer leurs étiquettes.

Gestion d'une réservation

La demande de réservation

Lorsqu'une demande de réservation est effectuée sur la plateforme publique, une notification par email est transmise aux gestionnaires du stock. L'email contient un lien direct vers la demande. Celle-ci se retrouve également dans le menu "Demandes" de Loxya. Les étapes à réaliser sont les suivantes:

• Ouvrir la demande de réservation
• Pas besoin de vérifier si le matériel est disponible: le système gère cela automatiquement: il n'est pas possible de faire une demande de réservation pour du matériel qui n'est pas disponible à la date requise.
• Pour chaque matériel demandé, vérifier si une validation de son propriétaire est requise: Onglet Matériel → détails du matériel en question → une validation requise est indiquée sous Informations → Caractéristiques → Validation du/de la propriétaire requise : page.material-view.infos.yes
  • Pour chaque matériel pour lequel une validation est requise, solliciter celle-ci (appel, ou par mail en transmettant le mail de demande de réservation avec quelques éléments de contexte)
• Approuver la demande pour chaque matériel au fur et à mesure que les éventuels retours de validation arrivent. La demande est validée lorsque toute la liste est approuvée. Le/La demandeur·euse reçoit une notification. L'événement est créé dans l'onglet Planning.
• Prendre contact avec le/la locataire pour organiser la sortie et le retour du matériel. La sortie a en principe lieu le jour du début de la réservation et le retour le jour de la fin de la réservation.
  • Si le/la locataire a besoin du matériel plus tôt / plus tard, il faut modifier l'événement pour prendre en compte ces dates (ce qui augmentera le tarif): Planning → Double-clic sur l'événement → Modifier → Modifier les dates → Sauvegarder et continuer
  • Si pour des raisons pratiques pour le/la gestionnaire du stock, la sortie est planifiée plus tôt, ou le retour est planifié plus tard, le tarif ne change pas, mais il faut ajuster les dates de mobilisation du matériel dans l'événement: Planning → Double-clic sur l'événement → Modifier → Décocher Utiliser une période de mobilisation du matériel identique aux dates de l'événement ? → Indiquer les dates de mobilisation → Sauvegarder et continuer
• Préparer et envoyer la facture:

1. Rabais: lors des demandes, des rabais peuvent être sollicités (-40% pour les organisations à but non lucratif, -70% pour les membres FAC/S5). Le rabais sollicité est visible dans les informations additionnelles de la demande: Demandes → Demandes en attente ou Demandes traitées → ouvrir la demande → Informations additionnelles → Rabais. Vérifier si la demande de rabais s'applique.
2. Ajouter le forfait de prise en charge et le rabais: Planning → Double-clic sur l'événement → Modifier → Facturation → Lignes additionnelles → Ajouter une ligne → Forfait de prise en charge / Service / 40 CHF → Remise en % → Applique le rabais (0%, 40% ou 70%) → Sauvegarder et continuer
3. Générer la facture: Retour au Planning → Double-clic sur l'événement → Facture → + Créer une facture → Créer la facture → Finaliser la facture → Télécharger et transmettre la facture → Marquer la facture comme "Envoyée"

• Préparer la fiche de sortie: Planning → Double-clic sur l'événement → Imprimer → Imprimer 2 exemplaires de la fiche de sortie et les classer au bureau du stock dans les réservations à venir

La sortie de matériel

• Préparer le matériel. En parallèle, réaliser l'inventaire de départ: Planning → Double-clic sur l'événement → Inventaire de départ → Entrer les quantités préparées (ou scanner les QR Code avec la douchette) → Terminer l'inventaire
• Lors de l'arrivée du/de la locataire, lui donner le matériel, et signer la fiche de sortie (les 2 exemplaires). Le/la locataire et le préparateur ou la préparatrice de commande signent les deux et chacun·e garde une copie. La copie FAC est classée au bureau du stock dans les réservations en cours
• Reconfirmer l'organisation du retour de matériel

Le retour du matériel

• Contrôler le matériel, inscrire les quantités retournées sur la fiche de sortie, ajouter des mentions manuscrites pour les éventuels défauts signalés et procéder à la signature (signature du/de la locataire et du préparateur / de la préparatrice). La fiche signée est à classer au bureau du stock dans les réservations terminées
• Sur Loxya, procéder à l'inventaire de retour: Planning → Double-clic sur l'événement → Inventaire de retour → entrer les quantités retournées –éventuellement en panne (ou scanner les QR Code avec la douchette) → Terminer l'inventaire. Si cet inventaire de retour n'est pas réalisé, le/la locataire et les gestionnaires du stock recevront périodiquement des emails de rappel.
  • Si du matériel est indiqué en panne, cela sera automatiquement pris en compte dans l'inventaire général (il faudra l'indiquer comme à nouveau en stock au moment de sa réparation, depuis l'onglet Matériel)
  • Si du matériel est manquant (perdu / cassé), il faut mettre à jour l'inventaire général depuis l'onglet Matériel pour ajuster la quantité en stock
  • Dans les 2 cas, une facture complémentaire doit être réalisée au bénéficiaire. En cas de réparation, la facture correspond au coût de réparation. En cas de perte ou destruction, la facture correspond au coût de remplacement. Une facture peut être générée depuis l'onglet Facturation

Le suivi des factures

• L'onglet Facturation permet d'assurer un suivi des factures. Lorsqu'une entrée correspondant à un paiement d'une facture du stock est constatée en banque, il faut indiquer la facture comme payée dans le système.
• Vérifier périodiquement l'état des factures et relancer si nécessaire

Login des différentes plateformes

Les informations d'accès sont regroupées ici: [1]