Stock culturel - Informations pour les gestionnaires - Historique des versions

Webmaster : /* Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire */

2026-07-25T15:12:41Z

Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire

← Version précédente		Version du 25 juillet 2026 à 17:12
Ligne 15 :		Ligne 15 :
	** Par défaut les utilisateurs des autres propriétaires avec accès "Opération" auront accès au parc nouvellement créé (ce qui n'est pas souhaitable). Modifier les autres utilisateurs un à un pour leur retirer l'accès à ce parc.		** Par défaut les utilisateurs des autres propriétaires avec accès "Opération" auront accès au parc nouvellement créé (ce qui n'est pas souhaitable). Modifier les autres utilisateurs un à un pour leur retirer l'accès à ce parc.
	** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]		** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]
	** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique])		** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique]
	* Passer en revue les [[Stock culturel - Conditions de location d'un espace de stockage\|conditions de location d'espaces]] (transmission du lien) et signature du contrat		* Passer en revue les [[Stock culturel - Conditions de location d'un espace de stockage\|conditions de location d'espaces]] (transmission du lien) et signature du contrat
	* Se mettre d'accord sur les tarifs de location du matériel ouvert à la mutualisation		* Se mettre d'accord sur les tarifs de location du matériel ouvert à la mutualisation

Webmaster : /* Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire */

2026-07-25T15:10:33Z

Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire

← Version précédente		Version du 25 juillet 2026 à 17:10
Ligne 8 :		Ligne 8 :
	* Ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/apps/files/files/1061676?dir=/Comit%C3%A9%20FAC/Stock%20culturel&editing=false&openfile=true liste des locataires d'espaces] (le fichier calcule le tarif de location).		* Ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/apps/files/files/1061676?dir=/Comit%C3%A9%20FAC/Stock%20culturel&editing=false&openfile=true liste des locataires d'espaces] (le fichier calcule le tarif de location).
	* Rappeler quelques principes de rangement: Laisser les allées libres, marquer le matériel, sangler lorsque nécessaire, le rangement au sol sous les racks doit permettre de passer les fourches inférieures du gerbeur (par ex: pas de palettes en largeur ou d'objets à même le sol)		* Rappeler quelques principes de rangement: Laisser les allées libres, marquer le matériel, sangler lorsque nécessaire, le rangement au sol sous les racks doit permettre de passer les fourches inférieures du gerbeur (par ex: pas de palettes en largeur ou d'objets à même le sol)
	* Transmettre un moyen électronique d'accès au stock culturel: Système Abus One		* Transmettre un moyen électronique d'accès au stock culturel: Système Abus One. Ajouter les personnes ayant un accès à la [https://cloud.actionculture.ch/apps/files/files/1061676?dir=/Comit%C3%A9%20FAC/Stock%20culturel&editing=false&openfile=true liste des locataires d'espaces], onglet ''Liste accès au local''.
	* Utilisation du gerbeur: donner une petite formation et évaluer si l'autorisation peut être donnée. Si oui, ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/f/1060910 liste des personnes autorisées à manipuler le gerbeur].		* Utilisation du gerbeur: donner une petite formation et évaluer si l'autorisation peut être donnée. Si oui, ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/f/1060910 liste des personnes autorisées à manipuler le gerbeur].
	* Utilisation du système de gestion Loxya:		* Utilisation du système de gestion Loxya:

Webmaster : /* Informations pour les gestionnaires du Stock culturel */

2026-07-25T15:08:33Z

Informations pour les gestionnaires du Stock culturel

← Version précédente		Version du 25 juillet 2026 à 17:08
Ligne 5 :		Ligne 5 :
	=== Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire ===		=== Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire ===
	Un rendez-vous doit être fixé, lors duquel les points suivants sont à régler:		Un rendez-vous doit être fixé, lors duquel les points suivants sont à régler:
	* Attribuer un emplacement: ajout sur le [https://stock.actionculture.ch/plan/admin plan interactif]		* Attribuer un emplacement: ajout sur le [https://stock.actionculture.ch/plan/admin plan interactif]
	* Rappeler quelques principes de rangement: Laisser les allées libres, marquer le matériel, sangler lorsque nécessaire, le rangement au sol sous les racks doit permettre de passer les fourches inférieures du gerbeur (par ex: pas de palettes en largeur)		* Ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/apps/files/files/1061676?dir=/Comit%C3%A9%20FAC/Stock%20culturel&editing=false&openfile=true liste des locataires d'espaces] (le fichier calcule le tarif de location).
	* Transmettre un moyen électronique d'accès au stock culturel: ~~TODO~~		* Rappeler quelques principes de rangement: Laisser les allées libres, marquer le matériel, sangler lorsque nécessaire, le rangement au sol sous les racks doit permettre de passer les fourches inférieures du gerbeur (par ex: pas de palettes en largeur ou d'objets à même le sol)
			* Transmettre un moyen électronique d'accès au stock culturel: Système Abus One
	* Utilisation du gerbeur: donner une petite formation et évaluer si l'autorisation peut être donnée. Si oui, ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/f/1060910 liste des personnes autorisées à manipuler le gerbeur].		* Utilisation du gerbeur: donner une petite formation et évaluer si l'autorisation peut être donnée. Si oui, ajouter à la [https://cloud.actionculture.ch/f/1060910 liste des personnes autorisées à manipuler le gerbeur].
	* Utilisation du système de gestion Loxya:		* Utilisation du système de gestion Loxya:

Webmaster : /* Informations pour les gestionnaires du [Stock culturel] */

2026-07-20T22:04:42Z

Informations pour les gestionnaires du [Stock culturel]

← Version précédente		Version du 21 juillet 2026 à 00:04
Ligne 1 :		Ligne 1 :
	== Informations pour les gestionnaires du [Stock culturel] ==		== Informations pour les gestionnaires du [[Stock culturel]] ==

	Cette page regroupe différentes informations utiles aux gestionnaires du stock culturel: comment accueillir et inscrire un·e nouveau/nouvelle propriétaire, gérer les demandes de réservation, gérer les sorties et retours de matériel...		Cette page regroupe différentes informations utiles aux gestionnaires du stock culturel: comment accueillir et inscrire un·e nouveau/nouvelle propriétaire, gérer les demandes de réservation, gérer les sorties et retours de matériel...

Webmaster : /* Informations pour les gestionnaires du stock */

2026-07-20T22:04:30Z

Informations pour les gestionnaires du stock

← Version précédente		Version du 21 juillet 2026 à 00:04
Ligne 1 :		Ligne 1 :
	== Informations pour les gestionnaires du ~~stock~~ ==		== Informations pour les gestionnaires du [Stock culturel] ==

	Cette page regroupe différentes informations utiles aux gestionnaires du stock culturel: comment accueillir et inscrire un·e nouveau/nouvelle propriétaire, gérer les demandes de réservation, gérer les sorties et retours de matériel...		Cette page regroupe différentes informations utiles aux gestionnaires du stock culturel: comment accueillir et inscrire un·e nouveau/nouvelle propriétaire, gérer les demandes de réservation, gérer les sorties et retours de matériel...

Webmaster : /* Gestion d'une réservation */

2026-07-20T22:02:33Z

Gestion d'une réservation

← Version précédente		Version du 21 juillet 2026 à 00:02
Ligne 30 :		Ligne 30 :
	Les informations d'accès utiles peuvent être transmises aux propriétaires qui souhaiteraient pouvoir imprimer leurs étiquettes.		Les informations d'accès utiles peuvent être transmises aux propriétaires qui souhaiteraient pouvoir imprimer leurs étiquettes.

	=== Gestion d'une réservation ===		=== Gestion d'une réservation - Cycle complet ===
	==== La demande de réservation ====		==== La demande de réservation ====
	Lorsqu'une demande de réservation est effectuée sur la plateforme publique, une notification par email est transmise aux gestionnaires du stock. L'email contient un lien direct vers la demande. Celle-ci se retrouve également dans le menu "Demandes" de Loxya. Les étapes à réaliser sont les suivantes:		Lorsqu'une demande de réservation est effectuée sur la plateforme publique, une notification par email est transmise aux gestionnaires du stock. L'email contient un lien direct vers la demande. Celle-ci se retrouve également dans le menu "Demandes" de Loxya. Les étapes à réaliser sont les suivantes:

Webmaster : /* = Le suivi des factures */

2026-07-20T22:01:48Z

= Le suivi des factures

← Version précédente		Version du 21 juillet 2026 à 00:01
Ligne 59 :		Ligne 59 :
	** Dans les 2 cas, une facture complémentaire doit être réalisée au bénéficiaire. En cas de réparation, la facture correspond au coût de réparation. En cas de perte ou destruction, la facture correspond au coût de remplacement. Une facture peut être générée depuis l'onglet '''Facturation'''		** Dans les 2 cas, une facture complémentaire doit être réalisée au bénéficiaire. En cas de réparation, la facture correspond au coût de réparation. En cas de perte ou destruction, la facture correspond au coût de remplacement. Une facture peut être générée depuis l'onglet '''Facturation'''

	==== Le suivi des factures ===		==== Le suivi des factures ====
	* L'onglet '''Facturation''' permet d'assurer un suivi des factures. Lorsqu'une entrée correspondant à un paiement d'une facture du stock est constatée en banque, il faut indiquer la facture comme payée dans le système.		* L'onglet '''Facturation''' permet d'assurer un suivi des factures. Lorsqu'une entrée correspondant à un paiement d'une facture du stock est constatée en banque, il faut indiquer la facture comme payée dans le système.
	* Vérifier périodiquement l'état des factures et relancer si nécessaire		* Vérifier périodiquement l'état des factures et relancer si nécessaire

Webmaster : /* Gestion d'une réservation */

2026-07-20T22:01:30Z

Gestion d'une réservation

← Version précédente		Version du 21 juillet 2026 à 00:01
Ligne 45 :		Ligne 45 :
	# Ajouter le forfait de prise en charge et le rabais: '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Modifier''' → '''Facturation''' → '''Lignes additionnelles''' → '''Ajouter une ligne''' → Forfait de prise en charge / Service / 40 CHF → Remise en % → Applique le rabais (0%, 40% ou 70%) → '''Sauvegarder et continuer'''		# Ajouter le forfait de prise en charge et le rabais: '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Modifier''' → '''Facturation''' → '''Lignes additionnelles''' → '''Ajouter une ligne''' → Forfait de prise en charge / Service / 40 CHF → Remise en % → Applique le rabais (0%, 40% ou 70%) → '''Sauvegarder et continuer'''
	# Générer la facture: Retour au '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Facture''' → '''+ Créer une facture''' → '''Créer la facture''' → '''Finaliser la facture''' → Télécharger et transmettre la facture → Marquer la facture comme "Envoyée"		# Générer la facture: Retour au '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Facture''' → '''+ Créer une facture''' → '''Créer la facture''' → '''Finaliser la facture''' → Télécharger et transmettre la facture → Marquer la facture comme "Envoyée"
			* Préparer la fiche de sortie: '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Imprimer''' → Imprimer 2 exemplaires de la fiche de sortie et les classer au bureau du stock dans les réservations à venir

	==== La sortie de matériel ====		==== La sortie de matériel ====
			* Préparer le matériel. En parallèle, réaliser l'inventaire de départ: '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Inventaire de départ''' → Entrer les quantités préparées (ou scanner les QR Code avec la douchette) → Terminer l'inventaire
			* Lors de l'arrivée du/de la locataire, lui donner le matériel, et signer la fiche de sortie (les 2 exemplaires). Le/la locataire et le préparateur ou la préparatrice de commande signent les deux et chacun·e garde une copie. La copie FAC est classée au bureau du stock dans les réservations en cours
			* Reconfirmer l'organisation du retour de matériel

	==== Le retour du matériel ====		==== Le retour du matériel ====
			* Contrôler le matériel, inscrire les quantités retournées sur la fiche de sortie, ajouter des mentions manuscrites pour les éventuels défauts signalés et procéder à la signature (signature du/de la locataire et du préparateur / de la préparatrice). La fiche signée est à classer au bureau du stock dans les réservations terminées
			* Sur Loxya, procéder à l'inventaire de retour: '''Planning''' → '''Double-clic sur l'événement''' → '''Inventaire de retour''' → entrer les quantités retournées –éventuellement en panne (ou scanner les QR Code avec la douchette) → Terminer l'inventaire. Si cet inventaire de retour n'est pas réalisé, le/la locataire et les gestionnaires du stock recevront périodiquement des emails de rappel.
			** Si du matériel est indiqué ''en panne'', cela sera automatiquement pris en compte dans l'inventaire général (il faudra l'indiquer comme à nouveau en stock au moment de sa réparation, depuis l'onglet '''Matériel''')
			** Si du matériel est manquant (perdu / cassé), il faut mettre à jour l'inventaire général depuis l'onglet '''Matériel''' pour ajuster la quantité en stock
			** Dans les 2 cas, une facture complémentaire doit être réalisée au bénéficiaire. En cas de réparation, la facture correspond au coût de réparation. En cas de perte ou destruction, la facture correspond au coût de remplacement. Une facture peut être générée depuis l'onglet '''Facturation'''

			==== Le suivi des factures ===
			* L'onglet '''Facturation''' permet d'assurer un suivi des factures. Lorsqu'une entrée correspondant à un paiement d'une facture du stock est constatée en banque, il faut indiquer la facture comme payée dans le système.
			* Vérifier périodiquement l'état des factures et relancer si nécessaire

	=== Login des différentes plateformes ===		=== Login des différentes plateformes ===
	Les informations d'accès sont regroupées ici: [https://cloud.actionculture.ch/f/1060907]		Les informations d'accès sont regroupées ici: [https://cloud.actionculture.ch/f/1060907]

Webmaster : /* Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire */

2026-07-20T20:23:39Z

Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire

← Version précédente		Version du 20 juillet 2026 à 22:23
Ligne 15 :		Ligne 15 :
	** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]		** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]
	** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique])		** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique])
			* Passer en revue les [[Stock culturel - Conditions de location d'un espace de stockage\|conditions de location d'espaces]] (transmission du lien) et signature du contrat
	* Se mettre d'accord sur les tarifs de location du matériel ouvert à la mutualisation		* Se mettre d'accord sur les tarifs de location du matériel ouvert à la mutualisation
	* Passer en revue les [[Stock culturel - Conditions de location d'un espace de stockage\|conditions de location d'espaces]] (transmission du lien) et signature du contrat

	=== Impression d'étiquettes QR Code pour le matériel ===		=== Impression d'étiquettes QR Code pour le matériel ===

Webmaster : /* Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire */

2026-07-20T20:22:59Z

Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire

← Version précédente		Version du 20 juillet 2026 à 22:22
Ligne 12 :		Ligne 12 :
	** Créer un ''parc de matériel'' qui accueillera le matériel du/de la propriétaire: '''Parcs de matériel''' → '''Nouveau parc de matériel''' → utiliser le nom du/de la propriétaire comme nom du parc → Sauvegarder		** Créer un ''parc de matériel'' qui accueillera le matériel du/de la propriétaire: '''Parcs de matériel''' → '''Nouveau parc de matériel''' → utiliser le nom du/de la propriétaire comme nom du parc → Sauvegarder
	** Créer un utilisateur du système de gestion pour le/la propriétaire. Cet utilisateur pourra ajouter du matériel dans le parc en question et gérer ce matériel: '''Utilisateurs''' → '''Nouvel utilisateur''' → Compléter les différents champs et choisir l'accès "Opération", activer ''Restreindre l'accès à certains parcs'' et donner accès uniquement au parc créé précédemment. Transmettre au nouveau propriétaire ses informations de connexion.		** Créer un utilisateur du système de gestion pour le/la propriétaire. Cet utilisateur pourra ajouter du matériel dans le parc en question et gérer ce matériel: '''Utilisateurs''' → '''Nouvel utilisateur''' → Compléter les différents champs et choisir l'accès "Opération", activer ''Restreindre l'accès à certains parcs'' et donner accès uniquement au parc créé précédemment. Transmettre au nouveau propriétaire ses informations de connexion.
	** Par défaut les utilisateurs des autres propriétaires avec accès "Opération" auront accès au parc nouvellement créé. Modifier les autres utilisateurs un à un pour leur retirer l'accès à ce parc.		** Par défaut les utilisateurs des autres propriétaires avec accès "Opération" auront accès au parc nouvellement créé (ce qui n'est pas souhaitable). Modifier les autres utilisateurs un à un pour leur retirer l'accès à ce parc.
	** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]		** Passer en revue et tester les procédures d'[[Stock culturel - Marche à suivre : ajout d'un matériel sur le système de gestion\|ajout de matériel]], [[Stock culturel - Marche à suivre : utiliser mon propre matériel\|utiliser son propre matériel]]
	** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique])		** Montrer la [https://stock.actionculture.ch/external plateforme publique])

Stock culturel - Informations pour les gestionnaires - Historique des versions

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Webmaster : /* Informations pour les gestionnaires du Stock culturel */

Webmaster : /* Informations pour les gestionnaires du [Stock culturel] */

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Webmaster : /* Gestion d'une réservation */

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Webmaster : /* Accueil d'un·e nouveau/nouvelle propriétaire */

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Webmaster : /* Gestion d'une réservation */

Webmaster : /* = Le suivi des factures */

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